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自賠責に対して被害者請求を行いたいと考えているのですが、ネット経由で相談した弁護士事務所(大手数所)からは「弁護士特約に未加入の方は対応できません、相手方任意保険会社の一括対応後に後遺障害認定が取得できたら改めて連絡下さい」と門前払い的な扱いを受けております。

① 事故証明書を取得してください。
② 事故証明書記載の【相手方の自賠責保険会社】の電話番号をネットで検索し、電話で「自賠責請求書式一式を送付してください」と要請してください。
③ 送られてきた資料を確認し、そこに記載された提出資料を全てそろえ、請求書と資料一式を指定の送付先に発送してください。
2 弁護士に依頼する場合
弁護士費用特約に加入していない場合でも、上記の手続きを一定の費用設定で対応している事務所は多々あります。
そういった事務所で、費用見積を取得し、上記1を自分で行うのと、弁護士に依頼するのとで、どちらが費用対効果が高いかを見極め弁護士に依頼するようにしてください。

さて、①につきまして、例えば、当事務所であれば、「初期相談の時点では、相談者様の判断で本件に関係しそうな情報だけ持参いただければ十分です」というご案内をさせていただいております。どのような資料が必要になるかは、事案によってまちまちであるため、まずは、初回の相談時には全体的なお話をさせていただき、2回目以降の相談の際に必要な資料を説明させていただいております。
次に、②につきまして、「公判」は「刑事訴訟の公判」という意味ですよね。
この日までに行うべきこととしては、被害者様らが【厳罰を求めたいか】と【少しでも回収できる金額をあげたいか】によって、対応方法が大幅に変わってきます。そのため、方針を決めるうえでも、まずは一度、できる限り早い時点で正式な法律相談を受けることを強くお勧めいたします。

弁護士費用特約の利用について、いつ、同特約を契約している保険会社に伝えるべきかという点ですが、弁護士に相談される際にお伝えになれば足りると思います。
12/16にご自身の保険契約の更新をされるご予定ということですが、同特約は、事故時に契約していた保険契約をもとに利用しますので、更新の時期は気にする必要はございません。
以上、よろしくお願い申し上げます。